D66 heeft het college schriftelijke vragen gesteld over het niet beantwoorden van vragen van inwoners over de platanenkap. De partij heeft van inwoners van Seghwaert te horen gekregen dat zij al maanden wachten op antwoord op hun mails over de Platanenkap in hun wijk.Inwoners hebben begin dit jaar een brief ontvangen over het proces rondom een paar honderd te kappen platanen in hun wijk. In deze brief wordt expliciet aangegeven dat inwoners die nog vragen of opmerkingen hadden, konden mailen naar een speciaal adres.Een aantal bewoners heeft dat vrijwel meteen gedaan, maar heeft tot nog toe geen antwoord van de gemeente ontvangen. D66-raadslid Cora Huijbens heeft navraag gedaan en het bleek dat de mails in een verkeerde mailbox terecht waren gekomen. Haar werd verzekerd dat er direct antwoord zou komen. Een maand later is dat er helaas nog steeds niet.Huijbens: “Juist in deze kwestie waar met de inwonerparticipatie al zo veel is misgegaan, is het van belang om als gemeente spoedig met de inwoners in contact te treden.” Het niet of veel te laat beantwoorden van mails getuigt van onbetamelijke omgang met inwoners en beschadigt het vertrouwen van de inwoners in de lokale overheid, aldus Huijbens.Eerder ging het bij het dossier van de platanenkap bij de gemeente al verkeerd met digitale bezwaarschriften. Ook deze bleken in een postvak belandt te zijn die niemand las. De gemeente heeft toen moeten besluiten de platanenkap vooralsnog niet door te zetten.
Geacht College,
In december 2013 ontvingen de bewoners van de wijk Seghwaert een brief waarin zij geïnformeerd werden over de stand van zaken betreffende het proces rondom het kappen (of niet kappen) van de platanen.
In deze brief worden de inwoners geïnformeerd over het feit dat na de hoorzitting (november 2013) bleek dat 49 digitaal ingediende bezwaarschriften niet op de juiste plek voor afhandeling zijn aangekomen en dat als gevolg hiervan het college geen besluit heeft kunnen nemen op de bezwaren. Op de gemeentelijke site staat dat “Na de constatering van deze fout is intern onderzoek uitgevoerd. Bij alle andere producten binnen de digitale dienstverlening zijn de controlemechanismen nogmaals nagelopen. Hierbij zijn verder geen onregelmatigheden aangetroffen”
1.In de brief aan de bewoners wordt aangegeven dat inwoners die nog vragen of opmerkingen hadden, konden mailen naar: platanenseghwaert@zoetermeer.nl
Naar aanleiding van deze brief is er op 7 januari 2014 door 2 bewoners uit de wijk Seghwaert een mail naar bovenstaand mailadres gestuurd waarin zij vragen hadden over de intrekking van de omgevingsvergunningen.Omdat zij eind januari nog geen antwoord hadden ontvangen hebben zij deze mail nogmaals gestuurd. Ook op deze mail hebben de bewoners geen antwoord ontvangen.Op 10 februari is er telefonisch contact geweest met de betreffende ambtenaar. Deze ambtenaar constateerde toen dat de mail van de inwoners wel ontvangen was, maar omdat de mailbox platanenseghwaert@zoetermeer.nl niet aan de ‘normale’ mailbox.gekoppeld was is er geen automatisch antwoord verzonden. Toegezegd werd dat er per direct een antwoord aan de betreffende inwoners gestuurd zou worden.Tot op heden hebben deze inwoners echter nog geen antwoord mogen ontvangen en hebben zij aangegeven het vertrouwen in de overheid te verliezen.
Conform artikel 37 van het reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad stelt D66 u de volgende vragen:
1. Is het college het met D66 eens dat, zeker bij dit gevoelige dossier, het belangrijk is om vragen van inwoners zo spoedig mogelijk te beantwoorden
2. Is het college het met D66 eens dat het na 3 maanden onbeantwoord laten van mails getuigt van een onbetamelijke omgang met de inwoners en het vertrouwen van de inwoners in de lokale overheid hierdoor wordt beschadigd
3. Kan het college aangeven waarom de e-mails van de inwoners, ondanks het feit dat de controlemechanismen nagelopen zijn, niet op de juiste plek van afhandeling zijn aangekomen
4. Kan het college aangeven waarom de mail van de inwoners ondanks schriftelijk en telefonisch contact, nog niet beantwoord is
5. Kan het college aangeven wanneer de gestelde vragen wel beantwoord gaan worden
6. Kan het college aangeven hoe zij denkt dit soort situaties in de toekomst te voorkomen
Namens de D66-fractie,
Cora Huijbens
