In het collegeprogramma 2010-2014 is onder het hoofdstuk ‘De inwoner centraal’ opgenomen
‘inzet ombudsman ter vervanging van ombudscommissie’. In dit besluit is aan deze afspraak
uitvoering gegeven. Dit advies betreft de uitwerking van 3 opties hiervoor. De mogelijkheden
zijn: aansluiting bij de Nationale Ombudsman, een eigen gemeentelijke ombudsman en de
ombudscommissie nieuwe stijl. In dit voorstel vindt u een uitwerking van deze drie opties.
Het college adviseert de raad om te gaan voor de optie ‘aansluiten bij de Nationale Ombudsman’. De optie is, alhoewel duurder dan de optie ‘ombudscommissie nieuwe stijl’, de beste optie.
Reden hiervoor is dat burgers de ombudscommissie niet als volledig onafhankelijk beschouwen. De leden van de ombudscommissie worden benoemd door de gemeenteraad en dat is voor veel burgers al voldoende om de onafhankelijkheid van de ombudscommissie in
twijfel te trekken.
Raadsbesluit 110289
De Zoetermeerse ombudsvoorziening
De raad van de gemeente Zoetermeer;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 juni 2011;
besluit
1. de ombudsvoorziening van de gemeente Zoetermeer per 1 januari 2012 onder te
brengen bij de Nationale Ombudsman;
2. dit voorstel in te brengen bij de beraadslagingen over de programmabegroting 2012-2015
vanwege de dekking.
Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over onderdelen
van dit besluit een inleidend verzoek tot een referendum wordt gedaan.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 12 september 2011
de griffier (wnd), de voorzitter,
(mw. mr. K. Meijers) (drs. J.B. Waaijer)
Aanleiding
In het collegeprogramma 2010-2014 is onder het hoofdstuk ‘De inwoner centraal’ opgenomen
‘inzet ombudsman ter vervanging van ombudscommissie’. In dit voorstel wordt aan dit onderdeel
van het collegeprogramma uitvoering gegeven.
Context
Met de inwerkingtreding van de Wet extern klachtrecht werden alle gemeenten gedwongen zelf
te voorzien in een ombudsvoorziening. Zij konden aansluiting zoeken bij de Nationale
Ombudsman of ervoor kiezen een eigen ombudsman of ombudscommissie aan te stellen. Omdat de gemeente Zoetermeer al sinds 28 oktober 1985 werkte met een eigen ombudscommissie, is besloten geen veranderingen aan te brengen in de Zoetermeerse ombudsvoorziening. De Verordening op de ombudscommissie is in overeenstemming gebracht met de nieuwe wetgeving en heet nu Verordening externe klachtbehandeling.De ombudscommissie bestaat uit tenminste 4 leden. De leden worden door de raad benoemd voor de periode van zes jaar. Zij kunnen ten hoogste eenmaal worden herbenoemd. De leden dienen onafhankelijk en onpartijdig te zijn.
De gemeentesecretaris benoemt voor een in overleg met de ombudscommissie op te stellen
aantal uren per week een secretaris en een plaatsvervangend secretaris van de ombudscommissie. De secretaris en haar plaatsvervangster zijn in dienst bij de gemeente, maar zijn in hun werkzaamheden voor de ombudscommissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de ombudscommissie en verrichten tijdens deze uren geen werkzaamheden voor het bestuursorgaan.
Huidige situatie - probleem - analyse
Veel burgers hebben het gevoel dat de gemeentelijke ombudscommissie niet onafhankelijk is van het bestuur en de ambtelijke organisatie van de gemeente Zoetermeer. Dit blijkt bijvoorbeeld uit reacties van burgers richting de secretaris van de ombudscommissie en uit berichten uit de media.
Alhoewel hier geen sprake van is, is dit gevoel van belangenverstrengeling bij de burger niet weg te nemen. Daarnaast zijn veel burgers niet bekend met de ombudscommissie en sturen ze klachten/verzoeken rechtstreeks naar de Nationale Ombudsman. De Nationale Ombudsman stuurt deze zaken ter behandeling naar de gemeentelijke ombudscommissie.
Oplossingen - voorstel - keuzes
Om aan het gestelde in het collegeprogramma uitvoering te geven zijn er een aantal
mogelijkheden. Deze worden hieronder kort besproken.
A. Aansluiting Zoetermeer bij de Nationale Ombudsman
Zoals veel Nederlandse gemeenten zou Zoetermeer aansluiting kunnen zoeken bij de Nationale
Ombudsman. Alle klachten / verzoeken, nadat deze eerst zijn behandeld volgens de Verordening interne klachtbehandeling, worden dan door (de medewerkers van) de Nationale Ombudsman behandeld. De Nationale Ombudsman doet alle klachten / verzoeken schriftelijk af. Er worden dus geen hoorzittingen gehouden. Dit in tegenstelling tot de werkwijze van de huidige ombudscommissie, die wel hoorzittingen houdt.
De Nationale Ombudsman werkt met één contactpersoon bij de gemeente. Deze contactpersoon onderhoudt de contacten met de Nationale Ombudsman en zet alle vragen, klachten en verzoeken uit binnen de gemeentelijke organisatie. Deze contactpersoon dient ervoor te zorgen dat de organisatie tijdig reageert op vragen en/of verzoeken van de Nationale Ombudsman. De totale tijdsbesteding van de contactpersoon zal ongeveer gelijk zijn aan die van de secretaris van de ombudscommissie.De kosten voor aansluiting bij de Nationale Ombudsman bedragen een vast bedrag per inwoner, ongeacht het aantal klachten / verzoeken dat door de Nationale Ombudsman behandeld wordt.
In het jaar 2010 ging het om een bedrag van € 0,186 per inwoner. De prognose voor het maximaal aantal inwoners in de gemeente Zoetermeer (op 1 januari 2017) is 123.931. De totale jaarlijkse kosten bedragen daarom € 23.051,17.
B. Overgang naar een eigen ombudsman
Gemeenten kunnen ook een eigen ombudsman aanstellen. Zo hebben Den Haag, Rotterdam en Amsterdam een eigen ombudsman. Omliggende gemeenten sluiten vaak aan bij deze gemeentelijke ombudsmannen. Wanneer Zoetermeer voor een eigen ombudsman kiest, is het van belang een (politiek) onafhankelijke ombudsman aan te stellen. De aan te stellen ombudsman doet in principe hetzelfde werk als een ombudscommissie en wordt ambtelijk ondersteund door één of meer medewerkers.
Uit onderzoek is gebleken dat de buurgemeenten van Zoetermeer allemaal zijn aangesloten bij
de Nationale Ombudsman en – om verschillende redenen - geen interesse hebben in een
gezamenlijke ombudsman.
De kosten voor een eigen ombudsman bedragen:
Loonkosten Ombudsman € 61.652,78 (schaal 15 voor 20 uur per week) per jaar
Eigen website € 2.500,00 (lay out kosten)
Eigen (spreek)kamer € 70.000,00 +
Totale kosten € 134.152,78
C. Ombudscommissie nieuwe stijl
Uiteraard is het ook mogelijk de situatie te laten zoals die nu is, maar dan wel de ombudscommissie een meer eigen gezicht te geven. Dat is mogelijk door het gebruik van eigen
website, briefpapier en enveloppen, een informatiefolder en het houden van een regulier
spreekuur. Het is echter niet waarschijnlijk dat de burger de ombudscommissie als echt
onafhankelijk gaat zien. Het feit dat de leden van de ombudscommissie door de gemeenteraad
worden benoemd, is al voldoende om argwaan bij de burger te wekken.
De leden van de ombudscommissie krijgen uitsluitend een vergoeding wanneer er een hoorzitting gehouden wordt. Deze vergoeding bedraagt € 116,43 per lid / per hoorzitting.
Het huidige budget van de ombudscommissie van € 4.000,00 per jaar (exclusief de loonkosten
van de secretaris) zal voor de ombudscommissie nieuwe stijl, zal moeten worden verhoogd met
€ 2.000,00 (kosten briefpapier, enveloppen, folder en website). Een nieuw in te stellen wekelijks spreekuur zou door de secretaris gehouden kunnen worden, hiervoor zullen geen extra kosten ontstaan.
De totale tijdsbesteding van de secretaris is bij alle opties gelijk.
Optie A. Aansluiting bij de Nationale Ombudsman wordt geadviseerd vanwege de (relatief) lage
kosten, het feit dat de burger de Nationale Ombudsman als echt onafhankelijk ervaart en dat de
interne klachtenprocedure verbeterd kan worden door de huidige secretaris.
Optie B. Eigen Ombudsman wordt niet geadviseerd vanwege de hoge kosten en omdat deze
mogelijk nog niet wordt gezien als onafhankelijk.
Optie C. Ombudscommissie nieuwe stijl wordt niet geadviseerd vanwege de, in de ogen van de
burger, niet onafhankelijke positie.
Financiën
De kosten voor aansluiting bij de Nationale Ombudsman bedragen een vast bedrag per inwoner,
ongeacht het aantal klachten / verzoeken dat door de Nationale Ombudsman behandeld wordt.
In het jaar 2010 ging het om een bedrag van € 0,186 per inwoner. De prognose voor het
maximaal aantal inwoners in de gemeente Zoetermeer (op 1 januari 2017) is 123.931. De totale
jaarlijkse kosten bedragen daarom € 23.051,17.
De kosten van de huidige ombudsvoorziening zijn circa € 2.800,00 per jaar, afgezien van de
personele inzet (20 uur, schaal 8 is € 32.000,00). Het budget voor de ombudsvoorziening zal,
indien gekozen wordt voor aansluiting bij de Nationale Ombudsman, daarom moeten worden
verhoogd met € 20.000,00.
De afdeling controlling adviseert in verband met de hogere kosten ten opzichte van de huidige
situatie negatief over het voorstel aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman en adviseert te
kiezen voor optie C. Het contraire advies is als bijlage bijgevoegd.
Aansluiting bij de Nationale Ombudsman wordt, ondanks het contraire advies van controlling,
door de directeur bedrijfsvoering geadviseerd omdat het coalitieakkoord en het
vertrouwensargument zwaarder wegen dan het financiële argument.
Risico's en uitvoeringsvraagstukken
De gemeentelijke ombudscommissie behandelt gemiddeld minder dan 10 zaken per jaar.
Verreweg het grootste deel van de klachten dat door de ombudscommissie ontvangen wordt,
betreffen klachten die nog via de interne klachtenprocedure behandeld moeten worden. De
ombudscommissie is dan niet bevoegd van deze klachten kennis te nemen. Het is mogelijk dat,
wanneer aansluiting gezocht wordt bij de Nationale Ombudsman, het aantal klachten dat in
behandeling kan worden genomen, stijgt. Dit in verband met de grote bekendheid van de
Nationale Ombudsman en het feit dat burgers vertrouwen hebben in zijn onafhankelijkheid en
daarom eerder geneigd zijn hun klachten aan hem voor te leggen.
De Nationale Ombudsman verwacht op basis van de jaarlijks door de Nationale Ombudsman
behandelde klachten van vergelijkbare gemeenten, geen stijging van het aantal klachten.
Communicatie en participatie
Bij overgang naar de Nationale Ombudsman wordt dit gecommuniceerd aan de inwoners van
Zoetermeer via een persbericht, Zoetermeer Magazine, de gemeentelijke website en
Stadsnieuws.
Gehandicapten en andere doelgroepen (toegankelijkheid)
Niet van toepassing
Rapportage en evaluatie
De verwachte tijdsbesteding voor de taken van de contactpersoon van de Nationale Ombudsman is, ondanks dat er geen hoorzittingen meer worden gehouden, gelijk aan die van de huidige secretaris.
In het eerste kwartaal van 2013 volgt, in het kader van doelmatigheid, een evaluatie die
gebaseerd is op tijdschrijven over de daadwerkelijke tijdsbesteding van de contactpersoon.
Er wordt formatie ingeleverd indien de daadwerkelijke tijdsbesteding lager is dan de huidige
tijdsbesteding.
Besluit
1. de ombudsvoorziening van de gemeente Zoetermeer per 1 januari 2012 onder te
brengen bij de Nationale Ombudsman;
2. dit voorstel in te brengen bij de beraadslagingen over de programmabegroting 2012-2015
vanwege de dekking.
Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over onderdelen
van dit besluit een inleidend verzoek tot een referendum wordt gedaan.
(Zoetermeernieuws)
dinsdag 30 augustus 2011
Einde niet-onafhankelijke ombudscommissie
